怎么开会更有效率?

有效会议

前天晚上在微信上面看到Fenng的小道消息发的一篇文章《会议是创业团队的潜在敌人》,有感于以前在公司里面也是常常有所谓的开会,但是开完之后又毫无所得的感觉,所以特地找了一些文章来看,做一些笔记,同时也丰富自己关于这方面的一个知识。关于会议的优点缺点,以及改善的具体措施在牛国柱的一篇文章《如何有效开会以及我们的会议组织规则》里面已经详细罗列出来,无需赘言。但个人感觉这么些详细的点对于大型会议甚好,对于经常会遇到的小会议可是有点吃力了,应该精简,简单而容易执行。我就尝试罗列如下:

1.会议前。会议前最重要的事情就是确定会议要解决的问题,如果问题能够由一个或者两个决策人就可以解决,或者有专门的人可以来处理问题,就直接找相应的人处理掉即可,无需开会。如果确实需要开会,便确定与会的人,注意与会的人必须是能够决策的人,会议是为了解决问题,所以开完会议必须要有一个确定的解决方法,以结果为导向。确定与会人员之后就是排期,预定场所,调试相关设备;事前询问与会人员,准备好一个Q&A的清单,并通知所有与会人员,让他们准时到场参加。

2.会议中。就围绕准备好的Q&A清单进行讨论,让每一个与会者都针对要解决的问题发言,并让每个与会者都知道接下去自己应该处理的问题。每次开会必须要做出一个明确的决定。要有一个人来记录会议笔记。

3.会议后。整理会议结论、计划、行动项目并发送到每个与会人的邮箱,跟进每个人应该做的事情和该问题的处理情况,并及时反馈。

又有8条小技巧可以参考:

1) 把会议安排在下午进行。
2) 预估时间,从开始的时候使用一个闹钟倒计时。
3) 讨论的时候多给数据,少提“我觉得”。
4) 与会人员不能超过10人。
5) 把重点安排在前面。
6) 保持开会的地方整洁。
7) 站着开会。
8) 有了结论之后马上结束会议。

其中站着开会可真的是我一直的想法,以后有开公司,这项规矩一定要有!会议室里没有椅子,这个大概也能成为公司的一道亮丽风景线吧。另外据说还有一本书是关于有效会议的《打破罗伯特规则–达成共识获得结果的有效会议方法》,加入豆列安排时间读读。

参考

1. 怎么开会更有效率? – 菜花大盗 – 博客园 http://www.cnblogs.com/zhangtao09/archive/2013/04/26/3046066.html
2. 怎样像Google一样有效的开会_IT新闻_博客园 http://news.cnblogs.com/n/171837/
3. » 怎样有效的开会?——互动过程分析理论| 惜知猫 | 社科释界 social science explains the world | » Blog Archive http://blog.xizhicat.info/archives/301
4. 如何有效开会以及我们的会议组织规则 | 牛国柱 http://www.iamniu.com/2011/06/12/how-have-a-effective-meeting/
5. 知乎问答整理:开高效率的会议,有哪些好的经验? http://www.read.org.cn/html/2089-zhi-hu-wen-da-zheng-li-kai-gao-xiao-lv-de-hui-yi-na-xie-hao-de-jing-yan.html
6. 如何有效的管理会议 – 美好鲁南的日志 – 网易博客 http://zyzhuti.blog.163.com/blog/static/3114192720132164647390/
7. 10 ways to make meetings more effective | TechRepublic http://www.techrepublic.com/blog/10things/10-ways-to-make-meetings-more-effective/263
8. Effective Meetings: 20 Ways to Have a More Productive Business Meeting | Monster.com http://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/workforce-management/hr-management-skills/effective-meetings.aspx

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